دلایل عمده کندی سیستم عبارت است از :

• شلوغی امور  ارسالی: برای حل این مشکل مرکز آمار و فناوری اطلاعات دانشگاه به صورت دوره ای نامه های موجود در امور ارسالی کاربران را خالی می کند.
• شلوغ بودن امور دریافتی کاربران: در کارتابل امور دریافتی کاربران فقط باید نامه های جاری و در دست اقدام کاربران نگه داری شود و پس از اقدام، نامه ها باید از کارتابل خارج و یا بایگانی شود ( راهنمای خارج کردن کارتابل امور دریافتی )
• عدم استفاده صحیح از جستجوی عمومی: هر کاربر برای دیدن نامه های گذشته خود نیاز به جستجوی آن از قسمت جستجوی عمومی دارد، اما بعضا مشاهده می شود کاربران فقط بخش مربوط به ملاحظات را پر کرده و شروع به جستوی می نمایند. با این کار سیستم مجبور می شود کل نامه های موجود در سیستم را مورد بازبینی قرار دهد که به علت حجم بسیار زیاد نامه های موجود در سیستم، این عمل به کندی صورت گرفته و موجبات کندی اتوماسیون را هم فراهم می نماید. برای افزایش سرعت جستجو می بایست کاربران تمام اطلاعاتی که از نامه دارند را در بخش جستجوی عمومی وارد نمایند. از جمله فیلد های تاثیرگذار در سرعت بازیابی نامه می توان به فیلد امضا کننده، ارجاع گیرنده و محدوده ثبت نامه اشاره نمود. بدیهی است هر چه فیلد های بیشتری پر شود سرعت جستجو بیشتر خواهد شد.

فرستنده نامه همان امضا کننده نامه می باشد و تایپیست می بایست نام امضا کننده را به عنوان فرستند نامه انتخاب نماید.

 دو دسته نامه در این قسمت موجود می باشد :

• نامه هایی که به ما ارجاع شده و خوانده نشده و یا  بدون زدن تیک " اقدام شد" از کارتابل خارج می شود. برای خروج این نامه ها، از قسمت گزارش آخرین وضعیت کاری می بایست تیک اقدام شد را بر روی نامه های مزبور بزنیم.
• نامه هایی که ما به سایر افراد ارجاع زده ایم و ارجاع گیرنده هنوز تیک اقدام شد را نزده است و تا هنگامی که شخص ارجاع گیرنده تیک اقدام شد را نزند نامه در این قسمت باقی خواهد ماند.
• کاربر می بایست روزانه و یا حداکثرهفتگی به این قسمت مراجعه کرده و نامه های موجود را مورد بررسی قرار دهد تا اگر نامه ای ناخواسته از کارتابل خارج شده است به کارتابل برگردانده شود.

  علاوه بر تیک " اقدام شد "  که زمان اقدام کاربر بر روی نامه را مشخص می کند، کاربر می تواند در قسمت ثبت اقدام جدید توضیحات اقدام خود را ثبت نماید. پیشنهاد می گردد کاربران حتما از این قسمت استفاده نمایند.

عنوان ذینفع فقط می بایست برای افراد حقیقی خارج از دانشگاه استفاده شود و استفاده از آن به جای اسامی ارگانها و سازمان های مخاطب باعث عدم پیدا شدن نامه در جستجوی های بعدی خواهد شد. لازم به ذکر است اسامی تمام ارگان های شهرستان کاشان، آران و بیدگل، استان اصفهان، وزارت بهداشت و سایر دانشگاه ها و … در سیستم اتوماسیون موجود می باشد. در صورت عدم وجود سازمان مورد نظر به کارشناس فناوری اطلاعات واحد مربوطه مراجعه نمایید تا در اولین فرصت نسبت به تعریف آن سازمان اقدام شود.

• نامه داخلی:به نامه هایی گفته می شود که فرستنده و گیرنده آن زیر مجموعه دانشگاه علوم پزشکی کاشان می باشند. در این نوع نامه نیازی به گرفتن پرینت و یا اسکن از متن نامه نیست و تمام مراحل آن به صورت اتوماتیک صورت می پذیرد.
• نامه های صادره:به نامه هایی اطلاق می شود که گیرنده آن خارج از دانشگاه علوم پزشکی کاشان باشد. تمام مراحل ایجاد نامه شبیه به نامه داخلی می باشد، فقط مسئول دبیرخانه جهت ارسال نامه به خارج از سازمان از طریق شبکه پیام دولت و یا لینک وزارتخانه و یا به صورت دستی و با گرفتن پرینت اقدام می نماید.
• نامه های وارده:به نامه هایی اطلاق می شود که  فرستنده آن خارج از دانشگاه علوم پزشکی کاشان می باشد. در این نوع نامه دبیرخانه نامه را از طریق لینک دولت و یا وزارتخانه و یا از طریق اسکن، متن نامه را وارد اتوماسیون اداری می نماید و بقیه مراحل آن شبیه به نامه داخلی می باشد.

برای خروج نامه های امور دریافتی از این راهنما استفاده کنید.

برای ایجاد پوشه شخصی و بایگانی کردن مکاتبات از این راهنما استفاده نمایید

در موارد ذیل می توان اطمینان حاصل کرد که سیستم به رایتر مجهز می باشد:

• نرم افزاری: در پنجره My Copmputer اگر درایو نوری شما با نام CD-RW Drive شناخته شده باشد.
• سخت افزاری: اگر روی درایو نوری Rw حک شده باشد.
• توضیح: درایو های نوری به چند دسته طبقه بندی می گردد

---

• CD-Rom: فقط جهت خواندن سی دی
• CD-Rw: قابلیت خواندن سی دی و رایت سی دی

 

  ارجاع اتوماتیک هنگامی اتفاق می افتد که نامه ای جز سوابق نامه جاری باشد و تیک ارجاع با سوابق در هنگام ارجاع خورده باشد. در  این حالت سیستم یک ارجاع به صورت اتوماتیک با  پی نوشت " این ارجاع جهت بررسى سوابق نامه با شماره سریال …بصورت اتوماتیک ارسال شده است" به ارجاع گیرنده می فرستد تا فرد گیرنده امکان مشاهده نامه مرتبط را داشته باشد. لازم به ذکر است این ارجاع در کارتایل دریافتی افراد قرار نمی گیرد اما در قسمت نمایش ارجاعات قابل مشاهده می باشد.